Hiện nay, con dấu pháp nhân được sử dụng vô cùng phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên trong pháp luật cũng có quy định về đóng dấu giáp lai, vậy bạn đã biết gì về các quy định đó cũng như cách sử dụng đúng quy chuẩn hay chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về quy định pháp luật trong bài viết dưới đây nhé!
Một số quy định về đóng dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai phải sử dụng một con dấu riêng dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu với số lượng từ hai tờ trở lên. Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính xác thực của văn bản và hạn chế trường hợp nội dung, tài liệu bị thay đổi và sai lệch.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, điều 33 chương V có quy định về việc sử dụng con dấu như sau:
a) Dấu đóng yêu cầu phải ngay ngắn, rõ ràng, có màu mực dấu đúng theo quy định là màu đỏ.
b) Khi đóng dấu đè lên chữ ký thì bắt buộc phải đè lên phía bên trái khoảng ⅓ chữ ký
c) Dấu phải được đóng ở trang đầu, đè lên một phần lên tên cơ quan tổ chức hoặc ở phần tiêu đề phụ lục trong các văn bản ban hành có đính kèm theo phần phụ lục hoặc văn bản chính.
d) Người đứng đầu cơ quan tổ chức theo quy định chịu trách nhiệm cho việc đóng dấu treo, dấu nổi và dấu giáp lai.
đ) Vị trí dấu giáp lai đúng quy định phải nằm ở giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, đè lên một phần của các tờ giấy, mỗi dấu đóng được tối đa 5 tờ văn bản.
Việc đóng dấu giáp lai phải thực hiện đúng theo quy định pháp luật.
Điều kiện và một số quy định về việc sử dụng con dấu
Việc sử dụng con dấu cũng cần phải có đủ các điều kiện mà trong Nghị định 99/2016/NĐ-CP đề cập đến như sau: Điều kiện để sử dụng con dấu là cơ quan tổ chức phải đăng ký mẫu con dấu và được phép sử dụng từ các cơ quan có thẩm quyền. Riêng đối với cơ quan tổ chức có chức danh nhà nước khi sử dụng con dấu phải đúng theo quy định.Riêng đối với trường hợp sử dụng con dấu mang hình Quốc huy thì phải qua các quy định, quyết định hoặc nghị định của Chính phủ mới được sử dụng. Các cơ quan tổ chức hoặc chức danh nhà nước đã được cấp văn bằng, chứng chỉ hoặc các giấy tờ kèm ảnh, niêm phong tài liệu theo quy định mới được phép sử dụng các loại dấu như dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi. Các cơ quan tổ chức chỉ được phép sử dụng một con dấu duy nhất. Riêng trong các trường hợp cần thiết yêu cầu phải sử dụng thêm loại dấu khác thì phải tuân thủ các quy định sau:
a) Các cơ quan tổ chức được quyền sử dụng thêm dấu ướt khi cần thiết nhưng phải qua sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền quyết định.
b) Cơ quan tổ chức hay chức danh nhà nước có quyền tự quyết định việc sử dụng thêm loại dấu khác như dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
c) Các tổ chức kinh tế được phép sử dụng thêm các loại dấu khác.
Ngoài ra tại điều 32 thuộc Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có một số quy định về việc quản lý con dấu như sau: Theo đúng quy định, người có trách nhiệm giao cho Văn thư hay cơ quan quản lý quyền sử dụng con dấu hay thiết bị lưu khóa bí mật phải là người đứng đầu trong bộ máy của các cơ quan tổ chức.
Bên cạnh đó, Văn thư cơ quan cũng phải có trách nhiệm:
a) Bảo quản an toàn trong việc sử dụng con dấu cũng như các thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tổ chức.
b) Việc bàn giao con dấu hoặc thiết bị lưu khóa phải phải giao cho người có thẩm quyền và chi tiết đều phải được lập biên bản.
c) Việc đóng dấu, ký sổ cho các văn bản phải được thực hiện một cách trực tiếp bởi các cơ quan tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Bên có thẩm quyền chỉ được phép đóng dấu hay ký sổ khi văn bản bản đã được người có thẩm quyền ký hoặc bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
Việc sử dụng con dấu phải được sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo các điều kiện trên. Ngoài ra, đơn vị cơ quan sử dụng con dấu phải tuân thủ Hiến pháp, pháp luật. Bên cạnh đó, nhà nước cũng tạo điều kiện thuận lợi trong việc hỗ trợ thực hiện thủ tục về con dấu cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân một cách công khai, minh bạch.
Để ngăn chặn việc lợi dụng con dấu để thực hiện các hoạt động trái pháp luật. Trong điều 6 thuộc Nghị định 99/2016/NĐ-CP cũng nghiêm cấm các hành vi sau:
- Thực hiện các hành động liên quan đến việc làm giả con dấu hoặc sử dụng con dấu giả.
- Thực hiện các hoạt động trao đổi hay mua bán, tiêu hủy con dấu trái phép
- Cố ý sử dụng con dấu đã hết giá trị sử dụng
- Cố ý sửa chữa hoặc làm biến dạng nội dung mẫu con dấu đã đăng ký
- Có hành vi chiếm giữ, chiếm đoạt con dấu trái phép
- Sử dụng con dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền
Khi sử dụng con dấu cơ quan doanh nghiệp cần đăng ký và có giấy đăng ký mẫu dấu.
Trong bài viết trên chúng tôi đã cung cấp thông tin quy định về đóng dấu giáp lai và các vấn đề liên quan. Hy vọng sẽ giúp ích được cho bạn đọc hiểu thêm về một số quy định của Pháp luật!
